CRM inmobiliario gratis: qué significa de verdad y cuándo basta

Un CRM inmobiliario gratis puede ser un plan gratuito permanente, una prueba por tiempo limitado o un CRM genérico sin funciones del sector. Son cosas distintas con costes distintos. Algunos productos del sector publican un plan gratuito para empezar, limitado en usuarios o en cartera; otros ofrecen una prueba con fecha de fin, y Vestta es uno de ellos.

Qué significa realmente «gratis» en un CRM inmobiliario

La búsqueda «crm inmobiliario gratis» mezcla tres situaciones que conviene separar antes de comparar nada.

La diferencia importa porque la pregunta de fondo no es cuánto cuesta hoy, sino cuánto cuesta seguir cuando la agencia crece. Un plan gratis que no escala ni se exporta con facilidad solo aplaza el gasto, y cambiar de sistema con la cartera cargada es el gasto más caro de todos.

Planes gratuitos permanentes

Entre los productos de nuestra comparativa de CRM inmobiliarios hay alguno con un nivel gratuito sin fecha de fin. Suelen tener la misma forma: un usuario o una oficina, o un número reducido de contactos e inmuebles, y algunas funciones fuera, como la publicación en portales. La comparativa indica cuáles son, qué incluye cada uno y en qué fecha lo comprobamos.

Un plan así encaja si tu caso es claro: un agente, una oficina y necesidad de empezar con coste cero. Antes de cargar la cartera, comprueba qué deja fuera y cuánto cuesta el primer plan de pago, porque es el que pagarás cuando crezcas.

Pruebas gratuitas

Lo más habitual es una prueba en lugar de un plan gratuito: unos días con acceso completo o casi completo, con o sin tarjeta, y a veces una garantía de devolución en lugar de prueba. Duración y condiciones cambian de un proveedor a otro y de un mes a otro, así que consúltalas en la comparativa o en la web de cada uno.

Una prueba no es un plan gratuito. Al terminar hay que pagar o irse, así que lo útil es aprovecharla para validar tres cosas con datos reales: que importar tu cartera funciona, que tu equipo entiende el flujo y que el precio final encaja.

Y aquí va lo que hay que decir con claridad sobre nosotros: Vestta no es gratis. Está en beta, no publica una tarifa y ofrece una prueba de 7 días sin tarjeta. Si buscas un CRM sin pagar nunca, no es lo que ofrecemos.

CRM genéricos gratuitos

Existen CRM gratuitos de uso general, como el que ofrece HubSpot. Son CRM genéricos: sirven para gestionar contactos y un embudo de ventas de cualquier sector, y no están pensados específicamente para inmobiliarias.

Eso no los descarta. Para un agente independiente que solo necesita llevar contactos puede ser suficiente. Pero conviene saber qué te falta: ficha de inmueble, cruce de demanda con cartera, publicación en portales o visitas con estado. Todo lo que no venga resuelto lo montas tú, o lo haces fuera, en una hoja de cálculo.

Lo explicamos con más detalle en la guía sobre qué es un CRM inmobiliario y cómo elegirlo.

Costes ocultos que conviene revisar

Un precio de cero en el titular no dice nada del coste total. Antes de empezar, revisa estos cinco puntos.

Usuarios

Es lo que más cambia el precio al crecer. Unos planes incluyen un número fijo de usuarios y cobran cada uno adicional; otros cobran por usuario desde el primero; otros no cobran por usuario y lo hacen por propiedades o por módulos. Compara siempre con el tamaño de tu equipo dentro de un año, no con el de hoy.

Portales

Publicar en portales es lo que más tiempo ahorra a muchas agencias. Pregunta cuáles están incluidos, si se paga por portal y cómo se sincronizan los cambios. Un plan que no los incluye te devuelve el trabajo manual.

IA

Es el coste que más varía entre productos. Hay tres modelos: incluida en la cuota (a veces con un límite mensual), pagada con créditos del propio software, o usando tu propia cuenta del proveedor de IA. En Vestta la IA funciona con claves propias del cliente (BYOK): no hay créditos de IA de Vestta, y el coste lo pagas directamente a tu proveedor de IA. Pregunta siempre qué modelo usa cada candidato y qué pasa al llegar al límite.

Migración

Mover datos cuesta tiempo aunque el proveedor no cobre por ello. Pregunta en qué formato exportas lo que ya tienes y cómo se importa. Si quieres ver cómo lo planteamos nosotros, está en la página de migración.

Permanencia

Algunos productos no tienen permanencia; otros ofrecen un alta gratuita a cambio de unos meses de compromiso. El alta no cuesta, pero el compromiso existe. Lee las condiciones antes de crear la cuenta, no después.

Cuándo un CRM gratis es suficiente

Un plan gratuito es razonable cuando se cumplen casi todas estas condiciones:

• Trabajas solo o con un único usuario en una oficina.
• Tu volumen de clientes y propiedades es manejable sin automatismos.
• No necesitas documentos con versiones ni firma dentro del programa.
• Aceptas que, si la agencia crece, cambiarás de plan o de producto.
• Puedes exportar tus datos si decides irte.

En ese escenario, empezar sin coste y sin complicaciones es una decisión sensata.

Cuándo no lo es

Un plan gratis se queda corto, o sale caro por otra vía, cuando:

• Hay varios agentes. Compartir cartera y conversaciones exige usuarios, roles y permisos. Si el plan solo admite uno, el equipo vuelve a la hoja de cálculo.
• El contexto se pierde entre herramientas. Si los clientes están en un sitio, las conversaciones en WhatsApp y los documentos en carpetas, el CRM no cumple su función. El producto de Vestta parte precisamente de ese problema.
• Necesitas funciones concretas. Documentos, firma o IA pueden estar fuera del plan gratuito, o ni publicarse.
• El tiempo del equipo se va en buscar datos. Si cada semana se pierden horas reconstruyendo qué pasó con un cliente, el ahorro de la cuota es solo aparente.

Eso no significa que haya que pagar mucho: hay planes de entrada de pocas decenas de euros al mes. La comparativa recoge el precio que publica cada proveedor, sin IVA y con fecha.

Cómo probar sin comprometerte

Sea gratuito o de pago, el método es el mismo.

1. Elige dos o tres candidatos con tus cinco criterios de decisión.
2. Importa una muestra real, no datos de ejemplo.
3. Prueba durante la semana el flujo que repites cada día: alta de cliente, cruce, visita, mensaje, documento.
4. Pregunta por escrito lo que el proveedor no publica.
5. Anota qué costaría el producto con tu equipo y tu uso de IA dentro de un año.

La comparativa de CRM inmobiliarios reúne tarifas y condiciones de ocho productos con la fecha de verificación de cada dato. Sirve para decidir con quién probar, no para sustituir la prueba.